Grup Kesehatan

Sebelum menyiapkan komunitas Anda di WhatsApp, tetapkan tujuan Anda: untuk melakukan koordinasi dan memantau program kesehatan masyarakat, menyediakan pelatihan dan bimbingan kepada tenaga kesehatan masyarakat, meningkatkan kesadaran terhadap masalah kesehatan, atau hal lainnya? Dengan menetapkan tujuan, Anda akan dapat memutuskan siapa saja anggota yang akan diikutsertakan ke dalam komunitas dan di grup mana mereka akan bergabung. Anda dapat membuat atau menambahkan grup untuk:

• tenaga kesehatan berdasarkan wilayah geografis;
• tenaga kesehatan berdasarkan keahlian;
• tenaga kesehatan berdasarkan kondisi atau program kesehatan;
• tenaga kesehatan baru yang sedang mengikuti pelatihan dasar;
• pelatihan untuk tenaga kesehatan masyarakat yang sedang berlangsung;
• koordinator atau manajer program;
• tim manajemen rumah sakit;
• tim layanan kesehatan, seperti dokter, perawat yang melayani konsultasi, pekerja sosial di bidang medis;
• tim farmasi dan peralatan medis;
• pemimpin komunitas.

Tujuan komunitas yang jelas dapat membantu tim admin dan anggota Anda untuk memahami alasan sebagian grup ditambahkan ke dalam komunitas dan sebagian grup lainnya tidak. Misalnya, jika tujuan komunitas adalah untuk menyediakan edukasi kesehatan dan layanan perawatan dasar untuk keluarga, Anda dapat membuat atau menambahkan grup tenaga kesehatan masyarakat yang secara khusus menangani kesehatan ibu dan bayi baru lahir, atau layanan konseling kesehatan mental. Anda bahkan dapat menambahkan grup khusus untuk berbagi kisah sukses atau mendiskusikan solusi atas tantangan yang dihadapi di masyarakat. Namun, dalam kasus ini, menghubungkan grup sosial ke komunitas Anda bukanlah hal yang tepat.

Admin komunitas memainkan peran yang penting dalam menciptakan lingkungan yang aman dan terbuka, di mana para anggotanya dapat berinteraksi, berbagi tantangan yang dihadapi, dan merayakan pencapaian mereka. Dengan merumuskan dan menegakkan Kode Etik yang baik untuk Komunitas Anda di WhatsApp, Anda dapat memelihara budaya yang saling memberdayakan dan menghormati. Kode Etik adalah kumpulan aturan, prinsip, dan nilai-nilai yang memberikan panduan bagi komunitas Anda dalam memahami perilaku dan konten yang disarankan dan dilarang di komunitas.

Saat mengelola grup dengan banyak anggota secara online, ada sejumlah risiko yang harus diperhatikan. Jaga komunitas Anda tetap aman dengan memberikan panduan yang jelas untuk tim admin grup dan komunitas Anda terkait:

• Tautan Undangan Grup dan Anggota Baru. Tautan undangan sangat berguna saat grup program sering kali berubah. Namun, tautan hanya boleh dikirim secara langsung ke anggota grup terkait melalui pesan pribadi. Selain itu, peringatan berisi larangan untuk meneruskan tautan tersebut ke kontak yang tidak berkepentingan juga perlu untuk disertakan. Bekerjasamalah dengan admin komunitas dan grup untuk memantau dan mengeluarkan kontak yang tidak dikenal dengan segera.
• Berbagi informasi pribadi dan sensitif. Idealnya, Kode Etik atau aturan komunitas Anda dapat mencegah anggota untuk membagikan informasi pribadi mereka sendiri atau siapa pun, seperti alamat rumah atau email, dan informasi terkait suatu kasus. Dalam kode etik yang Anda susun, Anda dapat mengingatkan anggota grup bahwa beberapa informasi mungkin tidak pantas untuk dibagikan dengan grup yang lebih besar. Jika informasi pribadi atau pengalaman yang sensitif dibagikan sebagai bagian dari grup dukungan, sarankan anggota untuk menggunakan fitur pesan sementara.
• Disinformasi. Sebagai garda terdepan, tenaga kesehatan masyarakat sering menemukan disinformasi yang beredar di antara komunitas dan masyarakat yang mereka layani. Pastikan admin komunitas dan grup Anda telah dilatih untuk membantu para anggota mereka dalam memahami cara memeriksa fakta, serta segera bertindak untuk menghentikan penyebaran disinformasi dan hoaks dengan menghapus pesan tersebut. Admin grup dapat mempertimbangkan untuk mengubah setelan grup "Kirim Pesan" menjadi "Hanya Admin" agar anggota tidak dapat mengirim pesan untuk sementara waktu.
• Manajemen konflik. Konflik dapat dipicu oleh perbedaan kepribadian, keyakinan, pendapat, dan ekspektasi, terutama jika tenaga kesehatan masyarakat, tim kesehatan, dan staf administrasi rumah sakit mungkin berasal dari komunitas dengan latar belakang budaya yang berbeda-beda. Oleh karena itu, penting untuk mendorong keragaman dalam aturan dan praktik komunitas Anda, serta menyediakan panduan dan pelatihan mengenai manajemen konflik bagi admin grup.

Dalam komunitas berbasis kesehatan masyarakat, harus ada kerangka kerja yang jelas untuk menetapkan admin komunitas dan grup, berkomunikasi dan berkoordinasi dengan tim admin, dan meminta admin grup untuk bertanggung jawab dalam mengelola grup mereka.

Untuk admin komunitas, Anda dapat memilihnya dari pimpinan, manajer, atau individu yang memegang jabatan tertentu dengan bidang yang beragam di dalam komunitas Anda, misalnya manajer kesehatan masyarakat dengan keahlian yang berbeda, manajer administrasi rumah sakit, atau supervisor staf keperawatan. Pada saat yang sama, pertimbangkan keterampilan dan tersedianya akses ke informasi yang diperlukan oleh admin untuk memastikan bahwa komunikasi yang dilakukan di dalam komunitas efisien dan bermanfaat bagi anggota. Setiap anggota tim admin memiliki beban kerja yang berbeda-beda dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk merekrut beberapa admin grup agar dapat mendistribusikan beban kerja, menghindari kelelahan, dan memastikan komunitas Anda berkelanjutan. Anda dapat menunjuk setidaknya dua admin komunitas dan dua admin grup untuk setiap grup. Selain itu, Anda juga dapat membuat grup Khusus Admin sebagai wadah untuk berkomunikasi, berkoordinasi, dan membantu tim admin Anda dalam menjalankan peran mereka.

Saat merekrut admin komunitas dan grup, pertimbangkan orang-orang yang:

• berkomitmen pada misi dan Kode Etik komunitas;
• ramah, berjiwa sosial, dan tangguh;
• memiliki waktu dan kapasitas untuk mengatur serta mengelola grup;
• memiliki pengalaman dan keahlian yang tepat untuk mendampingi anggota di grup mereka;
• memiliki waktu untuk secara rutin berkomunikasi dan bertemu dengan Anda serta admin lainnya untuk berbagi informasi yang bermanfaat, praktik terbaik, foto, cerita, atau data yang diperlukan.

Untuk menjaga agar interaksi di komunitas Anda tetap hidup, penting untuk memastikan bahwa informasi yang diposting dalam grup Pengumuman bermanfaat dan relevan bagi semua anggota. Informasi ini dapat berupa pengumuman mengenai:

• kegiatan edukasi kesehatan masyarakat, pemeriksaan, dan vaksinasi, baik yang sedang berjalan maupun yang akan datang;
• informasi dan peringatan mengenai kesehatan masyarakat dari dinas kesehatan setempat;
• persyaratan dan pelatihan untuk program kesehatan masyarakat baru;
• kesejahteraan tenaga kesehatan masyarakat dan sumber daya dukungan;
• penghargaan dan apresiasi yang diberikan kepada tenaga kesehatan masyarakat secara perseorangan.

Mempertimbangkan tujuan dari beberapa grup yang berbeda di komunitas juga penting untuk dilakukan. Berdasarkan tujuannya, Anda dapat bekerja sama dengan admin grup untuk memberi panduan mengenai format, frekuensi, dan konten yang dapat mereka sampaikan di grup. Anda dapat:

• mengirim jadwal pertemuan untuk grup tenaga kesehatan masyarakat atau sesi bimbingan;
• mengirim formulir dan pengingat untuk mendokumentasikan dan menyimpan catatan pekerjaan, serta mengirimkan laporan;
• berbagi praktik terbaik atau pengalaman yang dapat membantu tenaga kesehatan masyarakat, pasien, dan masyarakat penerima layanan;
• mengirim pesan ke grup tenaga kesehatan masyarakat untuk meminta umpan balik atau menanggapi pertanyaan yang sering mereka ajukan;
• berbagi kisah sukses atau mengajukan permintaan mendesak pada tim manajemen rumah sakit;
• mengirim laporan, pertanyaan, dan permintaan terkait kondisi kesehatan masyarakat dan pengobatan pasien kepada tim layanan kesehatan.

Hubungan personal dan penghargaan adalah kunci untuk memastikan bahwa tenaga kesehatan masyarakat merasa didukung dan tetap termotivasi. Berikan apresiasi kepada anggota Anda dengan @menyebut nama anggota secara langsung atas kontribusi mereka, serta merayakan pencapaian dan membagikan momen-momen penting dengan berbagi cerita dan foto. Mintalah umpan balik dari anggota mengenai informasi yang mereka anggap bermanfaat dan yang ingin lebih banyak mereka lihat di grup. Admin komunitas dan grup juga dapat terhubung di grup Khusus Admin untuk berbagi mengenai hal-hal yang dirasa berhasil dan yang tidak dan grup mana yang dapat ditambahkan atau dihapus untuk menjaga percakapan agar lebih relevan. Grup khusus ini juga dapat digunakan untuk membahas pengumuman tertentu lebih baik dibagikan di grup tertentu atau di tingkat komunitas.