۱۰۲: نحوه سرپرستی مناسب انجمن

سرپرستان باید هنگام مواجهه با رفتار و محتوای نامناسب، به‌سرعت و به‌طور جدی برای اجرای قوانین انجمن خود اقدام کنند. یک مدیر متعهد محیطی را ایجاد می‌کند که در آن اعضا هنگام اظهارات خود، احساس امنیت و راحتی کنند. همیشه خوب است که از تعاملات مثبت تمجید شود، مثل قدردانی کردن از اعضایی که رفتار مثبتی دارند و به قواعد انجمن احترام می‌گذارند. برای آموزش دادن به اعضا، آگاه کردن آن‌ها و تأکید بر مسئولیت‌شان که در قبال محتوایی که به اشتراک می‌گذارند یا از آن پشتیبانی می‌کنند، مرتباً منابع را با آنها به اشتراک بگذارید.

اگر محتوای توهین‌آمیز ناخواسته‌ای پیام‌رسانی یا به اشتراک گذاشته شد، سریعاً آن را حذف کنید و اگر لازم بود، عضوی را که آن محتوا را پیام کرده است گزارش و حذف کنید. از گروه عذرخواهی کنید و به همه یادآوری کنید که آنها هم می‌توانند هرگونه محتوای نامناسب را از روی دستگاه‌های خود حذف کنند. این فرصت خوبی است که قوانین انجمن را در خصوص این قبیل رفتارها به گروه یادآوری کنید. قوانین مناسب فضایی امن ایجاد می‌کنند و انتظارات روشنی از آنچه که اعضا باید و نباید انجام دهند تعیین می‌کنند.

اعضا را تشویق کنید که مشارکت مثبت داشته باشند و رفتارهای منفی که قوانین انجمن را نقض می‌کنند را به شما اطلاع دهند. به آنها بگویید که می‌توانند در صورت داشتن هرگونه سؤال یا نگرانی با شما یا تیم سرپرستی‌تان تماس بگیرند.

به اعضا یادآوری کنید که از واتساپ مسئولانه استفاده کنند و به یکدیگر احترام بگذارند

• فقط به اعضایی که می‌شناسید، کسانی که ابتدا آنها با شما تماس گرفتند، یا کسانی که از شما خواستند که با آنها تماس بگیرید، پیام دهید؛
• از برقراری تماس با هر عضوی که از شما خواسته تا دیگر به او پیام ندهید، خودداری کنید.

درباره مسدود کردن و گزارش‌دهی مخاطبان

به‌عنوان سرپرست، لحنتان در ارتباطات بر نحوه ارتباط و تعامل گروه‌ها و اعضا با یکدیگر تأثیر می‌گذارد. مهم است که هنگام مواجهه با تعارضات و مشکلات به‌وجودآمده، خوب گوش دهید تا بتوانید درک، راهنمایی، و پشتیبانی کنید. مشارکت همراه با همدلی به این معنی است که خودتان را جای فرد دیگری قرار دهید تا هنگام ارتباط با او بتوانید دیدگاه‌ها و احساساتش را درک کنید.

برای ایجاد انجمنی توأم با احترام همیشه آنچه را توقع دارید ببینید در رفتارتان نشان دهید:

• مهربان و مؤدب باشید
• پذیرا باشید و از دید‌گاه‌های مختلف استقبال کنید؛
• نسبت به اعضای خود حساس باشید؛
• با همه یکسان رفتار کنید؛
• پیش‌داوری‌ها و کلیشه‌ها را به چالش بکشید؛

همدلی همچنین به شما کمک می‌کند تا روی انگیزه‌ها و نیازهای اعضایتان متمرکز باشید. مرتباً از خودتان بپرسید که چرا این عضو بخشی از انجمن‌تان است و چطور می‌توانید به او در رسیدن به اهدافش کمک کنید. وقتی اعضا احساس کنند که شما خالصانه عمل می‌کنید و منافع آنها را هم در نظر می‌گیرید، بیشتر مشتاق به تعامل و اشتراک‌گذاری می‌شوند.

نحوه روشن یا خاموش کردن پیام‌‌های مدت‌دار در گروه

«انجمن‌های واتساپ» به سرپرست‌ها کمک می‌کنند تا گفتگوهایشان را مؤثرتر سازمان‌دهی کنند و از حجم کاری سرپرست‌ها هنگام مدیریت تعداد زیادی عضو و گروه در انجمنی بزرگ می‌کاهند.

برای مدیریت زمان و حجم کاری با تیم سرپرستی خود همکاری کنید. چند نکته:

• اشتراک مسئولیت‌ها. تیم خود را طوری آموزش دهید که مطمئن و مصمم باشند.
• از پیش برنامه‌ریزی کنید. ایده‌ها را روی هم بگذارید و برنامه‌های عملی ایجاد کنید، به‌طوری که همگی هم‌فکر باشید.
• مرزها را مشخص کنید. برای مدیریت انتظارات اعضا و گروه‌ها به آن‌ها اطلاع دهید که چه‌زمان آنلاین خواهید بود. هیچ‌کس نباید شبانه‌روزی کار کند، بنابراین از تنظیمات «اعلان» استفاده کنید و توسط گروه یا اعضا سفارشی‌سازی کنید، یا «اعلان‌ها» را به‌طور کلی بی‌صدا کنید.

مهم است به خاطر داشته باشید که اعضای تیم‌تان خارج از انجمن زندگی خودشان را دارند. احترام گذاشتن به اوقات شخصی یکدیگر به همه این امکان را می‌دهد تا تعادل سالمی بین زندگی و کار خود داشته باشند.

چگونگی مدیریت اعلان‌ها

ممکن است زمانی برسد که دیگر نخواهید رهبر انجمن باشید یا هدف انجمن‌تان به سرانجام رسیده باشد. وقتی شرایط تغییر می‌کند، ممکن است زمان آن باشد که نقش سرپرست را به فرد دیگری منتقل یا انجمن را غیرفعال کنید.

قبل از اینکه با کل اعضای تیم سرپرستی صحبت کنید، بهتر است فکر کنید چه فردی برای بر عهده‌ گرفتن نقش‌تان مناسب‌تر است.

قبل از اینکه اقدامی برای غیرفعال کردن انجمن کنید، سلامت و مترقی بودن آن را در نظر بگیرید. از خودتان بپرسید:

• آیا هنوز بیشتر اعضا به‌صورت فعال در تعامل هستند؟
• آیا گروه‌ها و اعضای جدید بسیاری خواهان پیوستن به انجمن هستند؟
• آیا اعضا و گروه‌های بسیاری می‌خواهند انجمن را ترک کنند؟
• آیا تعداد کل اعضا به‌طور مداوم در حال کاهش است؟

اگر تعداد گفتگوها در انجمن کمتر شده است، از انجمن دیگر زیاد استفاده نمی‌شود، یا هدف انجمن به سرانجام رسیده است، شاید زمان مناسبی است که انجمن را غیرفعال کنید.

غیرفعال کردن انجمن، «گروه اعلامیه» را غیرقابل‌استفاده می‌کند و گروه‌ها را از صفحه اصلی انجمن حذف می‌کند. با این حال، گروه‌ها همچنان قابل‌استفاده هستند و اعضا می‌توانند همچنان با یکدیگر در ارتباط باشند و پیام ارسال کنند. قبل از غیرفعال کردن انجمن، پیام آخر منتشر کنید و در آن از قصدتان برای غیرفعال کردن انجمن بگویید.