102: ઉમદા કોમ્યુનિટી એડમિન હોવું

અયોગ્ય વર્તન અને કન્ટેન્ટની સાથે વ્યવહાર કરતી વખતે એડમિને તેમની કોમ્યુનિટીના નિયમોને અમલમાં મૂકાવા માટે ઝડપથી અને કડક રહીને પગલાં લેવાં આવશ્યક છે. એક પ્રવૃત્ત એડમિન એવો માહોલ બનાવે છે કે જ્યાં સભ્યો સ્વયંને અભિવ્યક્ત કરવામાં સુરક્ષિત અને અનુકૂળ હોવાનું અનુભવે. સકારાત્મક ઇન્ટરેક્શનને માન્યતા આપવી એ હંમેશાં સારો વ્યવહાર છે, જેમ કે એવા સભ્યો પર પ્રશંસા વરસાવવી કે જેઓ સકારાત્મક વર્તનનું નિદર્શન કરે અને કોમ્યુનિટીના નિયમો માટે આદર દર્શાવે. તમારા સભ્યો સાથે નિયમિતપણે સંસાધનો શેર કરો, જેથી તેમને કેળવી શકાય અને તેઓ જે કન્ટેન્ટને શેર કરે છે અથવા સપોર્ટ આપે છે તેના વિશે જાગૃત અને જવાબદાર બને.

જો અનિચ્છિત અપમાનજનક સામગ્રી મેસેજમાં મોકલવામાં આવે અથવા શેર કરવામાં આવે, તો તેને ઝડપથી ડિલીટ કરવા માટે પગલાં લો. જરૂરી જણાય તો, તે કન્ટેન્ટને મેસેજમાં મોકલનાર સભ્યની જાણ કરો અને તેમને દૂર કરો. ગ્રૂપની માફી માંગો અને દરેક સભ્યને યાદ કરાવો કે તેઓ પણ તેમનાં પોતાનાં ડિવાઇસ પર કોઈ પણ અયોગ્ય કન્ટેન્ટને ડિલીટ કરી શકે છે. ગ્રૂપને આવા વર્તન બાબતના કોમ્યુનિટીના નિયમો વિશે યાદ અપાવવાની આ એક સારી તક છે. સારા નિયમો એક સલામત જગ્યા બનાવે છેે અને સભ્યોએ શું કરવું જોઈએ અને શું ન કરવું જોઈએ તેની સ્પષ્ટ અપેક્ષાઓને સેટ કરે છે.

સભ્યોને સકારાત્મક રીતે જોડાવા તથા તમારી કોમ્યુનિટીના નિયમોનું ઉલ્લંઘન કરતા નકારાત્મક વર્તન વિશે તમને એલર્ટ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરો. તેમને જણાવો કે જો તેમને કોઈ પ્રશ્ન અથવા સમસ્યા હોય તો તેઓ તમારો અને તમારી એડમિન ટીમનો સંપર્ક કરી શકે છે.

સભ્યોને જવાબદારીપૂર્વક WhatsAppનો ઉપયોગ કરવા અને એકબીજાનો આદર કરવાનું યાદ કરાવો

• ફક્ત એવા સભ્યોને જ મેસેજ મોકલો કે જેમને તમે ઓળખો છો, જેમણે સૌથી પહેલા તમારો સંપર્ક કર્યો છે અથવા તમને તેમનો સંપર્ક કરવા જણાવ્યું છે;
• એવા કોઈ પણ સભ્યનો સંપર્ક કરશો નહીં કે જે તમને તેઓને મેસેજ મોકલવાનું બંધ કરવા કહે છે.

નંબર/વ્યક્તિઓ સાથે સંપર્ક તોડવા અથવા તેમની જાણ કરવા વિશે માહિતી

એડમિન તરીકે, તમારી વાતચીતોનો અભિગમ તમારા ગ્રૂપ અને સભ્યોની પરસ્પર વાતચીત અને ઇન્ટરેક્ટ કરવાની રીત પર પ્રભાવ પાડશે. એ મહત્ત્વનું છે કે કોઈ વિવાદ અથવા સમસ્યાઓનો ઉકેલ લાવતી વખતે, તમે સમજવા માટે વાતને સાંભળો અને માર્ગદર્શન તથા સપોર્ટ આપો. સહાનુભૂતિ સાથે જોડાવાનો અર્થ એ છે કે પોતાને કોઈ બીજાના સ્થાને મૂકીને તેમના દૃષ્ટિકોણ અને લાગણીઓને સમજવી.

આદરપૂર્ણ કોમ્યુનિટી બનાવવા માટે, હંમેશાં શબ્દોને બદલે તમારા આચરણથી અન્યોનું માર્ગદર્શન કરો:

• માયાળુ અને વિવેકી રહેવું
• મુક્ત વિચારોવાળા અને વિવિધ અભિપ્રાયોને આવકારનાર રહેવું
• તમારા સભ્યો પ્રત્યે સંવેદનશીલતા બતાવવી
• દરેકની સાથે ભેદભાવ કર્યા વિના વર્તન કરવું
• પૂર્વગ્રહયુક્ત અભિપ્રાયો અને રૂઢિબદ્ધ ધારણાઓને પડકાર આપવો

સહાનુભૂતિથી તમને તમારા સભ્યોની જરૂરિયાતો અને તેમને પ્રેરણા આપતી બાબતો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં પણ મદદ મળે છે. કોઈ સભ્ય તમારી કોમ્યુનિટીનો ભાગ શા માટે છે અને તેમનાં લક્ષ્યોને હાંસલ કરવામાં તમે કેવી રીતે તેમની મદદ કરી શકો તે વિશે આત્મમંથન કરતા રહો. જ્યારે સભ્યોને લાગે કે તમે ખરેખર તેમને મદદ કરવા ઇચ્છો છો અને તેમની રુચિઓને ધ્યાનમાં લો છો ત્યારે તેઓ મોકળા મને તમારી સાથે ઇન્ટરેક્ટ કરી શકશે અને બાબતોને શેર કરી શકશે.

કોઈ ગ્રૂપમાં ગાયબ થતા મેસેજની સુવિધા કેવી રીતે ચાલુ કરવી કે બંધ કરવી

WhatsApp કોમ્યુનિટી, વાતચીતને વધારે અસરકારક રીતે ગોઠવવામાં એડમિનની મદદ કરે છે અને મોટી કોમ્યુનિટીમાં સંખ્યાબંધ સભ્યો અને ગ્રૂપને સંચાલિત કરતી વખતે એડમિન પર આવતા વધુ પડતા ભારણને ઘટાડે છે.

સમય અને કામના ભારણનું સંચાલન કરવા માટે તમારી એડમિન ટીમ સાથે કામ કરો. અહીં કેટલીક ટિપ્સ આપી છે:

• જવાબદારીઓને શેર કરો. તમારી ટીમને આત્મવિશ્વાસુ અને નિર્ણાયક થવા માટેની તાલીમ આપો.
• આગળથી પ્લાન કરો. વિચારો અંગે મનોમંથન કરો અને એક્શન પ્લાન બનાવો, જેથી કરીને તમે બધા જે-તે વિચારોથી સંમત થતા હો.
• સીમાઓને સેટ કરો. સભ્યો અને ગ્રૂપને જણાવો કે તમે ક્યારે ઓનલાઇન હશો જેથી તેમની અપેક્ષાઓ અંગે સંચાર કરી શકાય. કોઈએ પણ 24/7 કામ કરવું જોઈએ નહીં, તેથી નોટિફિકેશન સેટિંગનો ઉપયોગ કરો અને ગ્રૂપ અથવા સભ્ય અનુસાર તેને કસ્ટમાઇઝ કરો અથવા તો નોટિફિકેશનને પૂર્ણ રીતે મ્યૂટ કરી દો.

એ યાદ રાખવું મહત્ત્વનું છે કે તમારી ટીમનું કોમ્યુનિટીની જવાબદારીઓ ઉપરાંત પોતાનું અંગત જીવન પણ છે. એકબીજાના વ્યક્તિગત સમયનો આદર કરવાથી દરેક જણ કામ અને અંગત જીવન વચ્ચે સ્વસ્થ સંતુલન જાળવી શકશે.

તમારાં નોટિફિકેશનનું સંચાલન કેવી રીતે કરવું

એક સમય એવો પણ આવી શકે છે જ્યારે તમે હવે કોમ્યુનિટીના લીડર તરીકે કામ કરવાનું ચાલુ રાખવા માંગતા ન હો અથવા તમારી કોમ્યુનિટીનો હેતુ કદાચ પૂરો થઈ ગયો હોય. જ્યારે સંજોગો બદલાય, ત્યારે અન્ય એડમિનને ભૂમિકા સોંપી દેવાનો અથવા કોમ્યુનિટીને ડિએક્ટિવ કરવાનો સમય થઈ ગયો હોઈ શકે છે.

આખી એડમિન ટીમ સાથે વાત કરવાની પહેલાં ભૂમિકાને અપનાવવા માટે સૌથી વધુ યોગ્ય કોણ હશે તે વિશે વિચારવું મદદરૂપ થાય છે.

કોમ્યુનિટીને ડિએક્ટિવ કરવા કોઈ પણ પગલાં લેવાની પહેલાં તે હજી પણ વિકાસ પામી રહી છે કે કેમ અને તે સ્વસ્થ છે કે કેમ તે બાબતને ધ્યાનમાં લો. આ બાબતે આત્મમંથન કરો:

• શું સભ્યો હજી પણ સક્રિય રીતે ઇન્ટરેક્શન કરી રહ્યા છે?
• શું એવાં ઘણાં નવાં ગ્રૂપ અને સભ્યો છે કે જે કોમ્યુનિટીમાં જોડાવાની વિનંતી કરી રહ્યાં છે?
• શું ઘણાં સભ્યો અને ગ્રૂપ કોમ્યુનિટીને છોડીને જઈ રહ્યાં છે?
• શું સભ્યોની કુલ સંખ્યા સતત ઘટી રહી છે?

જો કોમ્યુનિટીમાં થોડી ઓછી વાતચીતો થઈ રહી હોય, તેનો ઉપયોગ હવે એટલો બધો કરવામાં આવી રહ્યો ન હોય અથવા તેનો હેતુ પૂરો થઈ ગયો હોય, તો કોમ્યુનિટીને ડિએક્ટિવ કરવી યોગ્ય હોઈ શકે છે.

કોમ્યુનિટીને ડિએક્ટિવ કરવાથી ઘોષણા ગ્રૂપ ઉપયોગમાં લેવા માટે અયોગ્ય થઈ જશે અને કોમ્યુનિટીના હોમ પેજ પરથી ગ્રૂપ દૂર થઈ જશે. જોકે, ગ્રૂપનો ઉપયોગ ચાલુ રાખી શકાશે અને તેના સભ્યો એકબીજા સાથે જોડાઈ શકશે તથા મેસેજ મોકલી શકશે. કોમ્યુનિટીને ડિએક્ટિવ કરવાની પહેલાં, તેમ કરવાના તમારા પ્લાન અંગે સંચાર કરતો એક ફાઇનલ મેસેજ બ્રોડકાસ્ટ કરો.