102: להיות מנהלי קהילה טובים

במקרים של התנהלות ותוכן לא נאותים, המנהלים חייבים לפעול במהירות ולהקפיד על אכיפת כללי הקהילה. מנהלים שיודעים לעורר מעורבות יוצרים סביבה שבה החברים מרגישים בטוחים ויכולים להתבטא בחופשיות. מומלץ תמיד לפעול באופן יזום כדי לתת הכרה לאינטראקציות חיוביות, למשל להביע הערכה לחברים שמתנהגים באופן חיובי ומכבדים את כללי הקהילה. שתפו בקביעות משאבים כדי ללמד את החברים בקהילה על מודעות ואחריות לתוכן שהם משתפים.

במקרה שחברים משתפים או שולחים הודעות עם תוכן פוגעני או לא מתאים, פעלו במהירות כדי להסיר את התוכן, ובמידת הצורך דווחו על החבר או החברה והסירו אותם מהקבוצה. התנצלו בפני חברי הקבוצה והזכירו לכולם שהם יכולים למחוק תוכן בלתי הולם מהמכשירים שלהם. זוהי הזדמנות טובה להזכיר בקבוצה את כללי הקהילה לגבי התנהגות כזו. כללים טובים יוצרים מרחב בטוח ומגדירים ציפיות ברורות לגביי מה מותר לחברים לעשות, ומה לא.

עודדו את החברים להתנהל בצורה חיובית ולהודיע לכם אם הם רואים התנהגות שלילית שנוגדת את הכללים של הקהילה. ספרו להם שאתם וצוות המנהלים תמיד זמינים עבורם אם יש להם שאלות או חששות.

הזכירו לחברים להשתמש ב-WhatsApp באופן אחראי ולהתייחס בכבוד זה אל זו

• שלחו הודעות רק לחברים שאתם מכירים, שפנו אליכם קודם או שביקשו מכם לפנות אליהם;
• אל תמשיכו לפנות לחברים שביקשו מכם להפסיק לשלוח להם הודעות.

מידע על חסימת אנשי קשר ודיווח עליהם

בתור מנהלים, הטון שבו תעבירו את המסרים שלכם ישפיע על הדרך שבה הקבוצות והחברים יתקשרו ויקיימו אינטראקציה זה עם זה. חשוב שתדעו להקשיב, ולהציע הדרכה ותמיכה כשאתם מתמודדים עם קונפליקט או חששות. תקשורת אמפתית היא היכולת לראות את המצב מנקודת המבט של אחרים כדי להבין את ההשקפות והרגשות שלהם.

כדי ליצור קהילה מכבדת, תוכלו להוות דוגמה בדרכים הבאות:

• להיות אדיבים ומנומסים
• להיות פתוחים ולקבל דעות שונות
• להתנהג בצורה רגישה
• להתנהג לכולם באופן שווה
• לפעול כנגד דעות קדומות וסטראוטיפים

אמפתיה גם מאפשרת לכם להתמקד בצורכי החברים ובמניעים שלהם. חשבו שוב על הסיבות שבגללן הם הצטרפו לקהילה, ואיך אתם יכולים לעזור להם להשיג את המטרות שלהם. אם החברים ירגישו שאתם אותנטיים ושאכפת לכם מהם, הם ירגישו בנוח לשתף ולהיות פעילים בקהילה.

איך להפעיל או לכבות הודעות זמניות בקבוצה

פיצ'ר הקהילות של WhatsApp עוזר למנהלים לארגן שיחות בצורה יעילה יותר, ולמנוע עומס יתר כשמנהלים מספר רב של חברים ושל קבוצות בקהילה גדולה.

שתפו פעולה עם צוות המנהלים כדי לנהל זמנים ועומס עבודה. הנה כמה טיפים:

• חלקו תחומי אחריות. הדריכו את הצוות שלכם לפעול בביטחון ובהחלטיות.
• תכננו מראש. העלו רעיונות בסיעור מוחות וצרו תוכניות פעולה כדי לוודא שכולם מסכימים ומבינים מה נדרש מהם.
• הגדירו גבולות. הגדירו את הזמינות שלכם, והודיעו על כך לחברים ולקבוצות. אף אחד לא אמור לעבוד 24/7 לכן השתמשו בהגדרת 'התראה' והתאימו את ההגדרות לפי קבוצה או חבר בקבוצה, או השתיקו את ההתראות לגמרי.

חשוב לזכור שלצוות שלכם יש חיים מחוץ לקהילה. הקפידו לכבד את שעות הפנאי של האחרים כדי שכולם יוכלו למצוא את האיזון הנכון בין העבודה והחיים הפרטיים.

איך לנהל התראות

ייתכן ויבוא יום שבו כבר לא תרצו להמשיך כמנהיגים קהילתיים, או שאולי המטרה של הקהילה כבר לא תהיה רלוונטית. במצב כזה, אולי תרצו להעביר את הניהול לאדם אחר או לבטל את הפעלת הקהילה.

לפני שתדברו על כך עם שאר המנהלים, כדאי לחשוב מי האדם שהכי מתאים להחליף אתכם בתפקיד.

לפני ביטול ההפעלה של הקהילה, שאלו את עצמכם אם היא עדיין משגשגת ובריאה. הנה כמה נקודות למחשבה:

• האם החברים עדיין פעילים בקהילה ובקבוצות?
• האם יש הרבה קבוצות חדשות וחברים חדשים שמבקשים להצטרף לקהילה?
• האם הרבה חברים וקבוצות עוזבים את הקהילה?
• האם המספר הכולל של החברים הולך ופוחת?

האם מתנהלות פחות שיחות בקהילה? האם היא כבר לא כל כך בשימוש? האם המטרה שלשמה היא הוקמה הושגה? אם כך, אולי עדיף לבטל את ההפעלה שלה.

לאחר ביטול הפעלה של הקהילה, לא תהיה אפשרות להשתמש בקבוצת ההכרזות וכל הקבוצות יוסרו מדף הבית של הקהילה. עם זאת, הקבוצות ימשיכו להתקיים והחברים יוכלו להישאר מחוברים ולהמשיך לשלוח הודעות. לפני ביטול ההפעלה של הקהילה, שלחו הודעה סופית בתפוצה רחבה וספרו על התכניות שלכם.