102: Menjadi pentadbir Komuniti yang bagus

Pentadbir mesti bertindak segera dan tegas dalam menguatkuasakan peraturan komuniti mereka apabila menangani kelakuan dan kandungan yang tidak sesuai. Pentadbir yang terlibat mewujudkan persekitaran yang membuatkan ahli berasa selamat dan selesa untuk meluahkan perasaan mereka. Langkah mengiktiraf interaksi positif merupakan satu amalan yang baik, contohnya dengan menghargai ahli yang menunjukkan sikap positif serta hormat terhadap peraturan komuniti. Kongsikan sumber dengan kerap untuk mendidik ahli anda agar mereka maklum serta bertanggungjawab terhadap kandungan yang mereka kongsikan atau sokong.

Sekiranya bahan yang menyinggung dihantar atau dikongsi, ambil tindakan untuk memadamkan bahan itu dengan pantas dan jika perlu, laporkan serta alih keluar ahli yang menghantar kandungan tersebut. Mohon maaf kepada Kumpulan dan ingatkan semua orang bahawa mereka juga boleh memadamkan sebarang kandungan yang tidak sesuai pada peranti mereka sendiri. Ini juga merupakan peluang yang baik untuk mengingatkan Kumpulan tentang peraturan komuniti berkaitan dengan kelakuan sedemikian. Peraturan yang bagus mewujudkan ruang yang selamat dan menetapkan jangkaan yang jelas tentang perkara yang patut dan tidak patut dilakukan oleh ahli.

Galakkan ahli agar terlibat secara positif dan memaklumkan kepada anda jika ada kelakuan negatif yang melanggar peraturan Komuniti anda. Maklumkan mereka bahawa mereka boleh menghubungi anda serta pasukan pentadbir jika mereka ada sebarang pertanyaan atau kebimbangan.

Ingatkan ahli supaya menggunakan WhatsApp secara bertanggungjawab dan saling menghormati

• Hantarkan mesej kepada ahli yang anda kenal sahaja, orang yang telah menghubungi anda terlebih dahulu atau meminta anda agar menghubungi mereka;
• Jangan menghubungi mana-mana ahli yang meminta agar anda berhenti menghantar mesej kepada mereka.

Perihal menyekat dan melaporkan kenalan

Sebagai pentadbir, nada komunikasi anda akan mempengaruhi cara Kumpulan dan ahli anda berkomunikasi serta berinteraksi sesama sendiri. Menjadi pendengar yang baik adalah penting agar anda dapat memahami dan memberikan panduan serta sokongan semasa menangani konflik atau kebimbangan. Berinteraksi secara empati bermakna anda meletakkan diri anda di tempat orang lain untuk memahami pandangan serta perasaan mereka.

Untuk mewujudkan komuniti yang saling menghormati, amalkan kepimpinan menerusi teladan dengan sentiasa:

• Bersikap baik hati dan bersopan santun
• Berfikiran terbuka dan mengalu-alukan pandangan yang berbeza
• Menunjukkan sikap timbang rasa kepada ahli anda
• Memberikan layanan sama rata kepada semua orang
• Menangani prasangka dan stereotaip

Sikap empati juga membantu anda menumpukan keperluan dan motivasi ahli anda. Tanya diri anda sendiri tentang sebab ahli menjadi sebahagian daripada komuniti anda dan cara anda boleh membantu mereka mencapai matlamat. Ahli akan bersikap lebih terbuka untuk berkongsi dan berinteraksi apabila mereka dapat merasakan yang anda ikhlas dan memahami kepentingan mereka.

Cara menghidupkan atau mematikan mesej menghilang dalam kumpulan

Komuniti WhatsApp membantu pentadbir mengatur perbualan secara lebih berkesan dan mengurangkan beban tugas pentadbir apabila mengurus banyak ahli dan Kumpulan dalam sesebuah komuniti yang besar.

Bekerjasama dengan pasukan pentadbir anda untuk mengurus masa dan beban kerja. Berikut ialah beberapa petua:

• Berkongsi tanggungjawab. Latih pasukan anda untuk menjadi lebih berkeyakinan dan tegas.
• Merancang lebih awal. Fikirkan idea dan buat rancangan tindakan supaya anda semua dapat berkerjasama dengan baik.
• Menetapkan sempadan. Maklumkan kepada ahli dan Kumpulan anda waktu anda akan berada dalam talian untuk mengurus jangkaan mereka. Tiada sesiapa seharusnya bekerja 24/7. Jadi, gunakan tetapan Pemberitahuan dan sesuaikan mengikut Kumpulan atau ahli, atau bisukan semua Pemberitahuan.

Anda perlu ingat bahawa pasukan anda mempunyai kehidupan di luar komuniti. Menghormati waktu peribadi antara satu sama lain akan membolehkan semua orang mengekalkan keseimbangan kehidupan bekerja yang sihat.

Cara mengurus pemberitahuan anda

Mungkin akan tiba waktunya apabila anda tidak lagi mahu menjadi pemimpin komuniti, atau apabila tujuan komuniti anda telah pun mencapai matlamat. Apabila keadaan berubah, mungkin sudah tiba masanya untuk anda menyerahkan tugas pentadbir kepada orang lain atau membubarkan komuniti.

Sebaik-baiknya, fikirkan calon yang paling sesuai bagi mengambil alih peranan sebelum menyuarakan hasrat anda kepada seluruh ahli pasukan pentadbir anda.

Pertimbangkan sama ada komuniti masih aktif dan bermanfaat sebelum mengambil langkah untuk membubarkan komuniti tersebut. Tanya diri anda:

• Adakah ahli masih berinteraksi secara aktif?
• Adakah ramai Kumpulan dan ahli baharu yang memohon untuk menyertai komuniti?
• Adakah ramai ahli dan Kumpulan yang meninggalkan komuniti?
• Adakah jumlah ahli menurun secara berterusan?

Jika perbualan dalam komuniti semakin berkurangan, komuniti tidak lagi kerap digunakan, atau tujuan telah pun tercapai, mungkin lebih baik komuniti dibubarkan.

Pembubaran komuniti akan menyebabkan kumpulan Pengumuman tidak boleh digunakan lagi dan kumpulan itu akan dialih keluar daripada laman utama komuniti. Namun, kumpulan lain akan terus boleh digunakan dan ahli boleh terus berhubung dan menghantar mesej. Siarkan mesej terakhir yang memaklumkan rancangan anda untuk membubarkan komuniti sebelum berbuat demikian.