102: Jak dobrze pełnić rolę administratora społeczności?

Administratorzy muszą działać szybko i surowo egzekwować zasady społeczności, gdy mają do czynienia z nieodpowiednim zachowaniem i szkodliwymi treściami. Zaangażowany administrator tworzy środowisko, w którym członkowie czują się bezpiecznie i komfortowo w zakresie wyrażania siebie. Dobrą praktyką jest dostrzeganie pozytywnych interakcji, np. poprzez docenianie członków, którzy wykazują się pozytywnym zachowaniem i przestrzegają zasad społeczności. Regularnie udostępniaj członkom społeczności materiały edukacyjne, które będą uświadamiać im, że są odpowiedzialni za treści, które udostępniają lub popierają.

W przypadku wysłania lub udostępnienia niepożądanego obraźliwego materiału podejmij działania mające na celu jego szybkie usunięcie, a w razie potrzeby zgłoś i usuń z grupy członka, który wysłał te treści. Przeproś grupę i przypomnij wszystkim, że oni również mogą usunąć wszelkie nieodpowiednie treści na swoich urządzeniach. To dobra okazja, aby przypomnieć członkom grupy o zasadach społeczności dotyczących takich zachowań. Dobre zasady pomagają tworzyć bezpieczną przestrzeń i określają, jakie działania są uznawane za pożądane, a jakie za niepożądane.

Zachęcaj członków do pozytywnego zaangażowania i powiadamiania o negatywnych zachowaniach, które naruszają zasady społeczności. Niech wiedzą, że mogą skontaktować się z Tobą i zespołem administratorów, jeśli mają jakiekolwiek pytania lub wątpliwości.

Przypomnij członkom, aby korzystali z WhatsApp w sposób odpowiedzialny i by szanowali się nawzajem

• Wiadomości można wysyłać tylko do członków, których się zna, członków, którzy sami się z nami skontaktowali, oraz członków, którzy poprosili o kontakt.
• Należy zaprzestać kontaktowania się z drugą osobą, gdy prosi Cię ona o niewysyłanie kolejnych wiadomości.

Informacje o blokowaniu i zgłaszaniu kontaktów

Ton komunikacji administratorów wpływa na to, jak grupy i członkowie komunikują się i współdziałają ze sobą. Ważne jest słuchanie ze zrozumieniem oraz zapewnienie wskazówek i wsparcia w przypadku konfliktu lub zgłoszonych obaw. Działanie z empatią oznacza postawienie się w sytuacji drugiej osoby, aby zrozumieć jej poglądy i uczucia.

Aby stworzyć społeczność pełną szacunku, zawsze dawaj dobry przykład:

• nie zapominaj o uprzejmości,
• zachowuj otwarty umysł i zachęcaj innych do dzielenia się swoją perspektywą,
• w rozmowach z członkami wykazuj się wrażliwością,
• traktuj wszystkich jednakowo,
• walcz z uprzedzeniami i stereotypami.

Działanie z empatią ułatwia również skupienie się na potrzebach i motywacjach członków. Stale zadawaj sobie pytanie, dlaczego dany członek jest częścią Twojej społeczności i jak możesz pomóc mu w realizacji jego celów. Członkowie będą bardziej otwarci na interakcje, gdy poczują Twoją autentyczność i dbałość o ich interesy.

Jak włączyć i wyłączyć znikające wiadomości w grupie

Społeczności WhatsApp pomagają administratorom efektywniej organizować rozmowy i zmniejszają ich obciążenie podczas zarządzania wieloma członkami i grupami w ramach dużej społeczności.

Współpracuj z zespołem administratorów – ułatwi Ci to zarządzanie własnym czasem i liczbą zadań. Oto kilka wskazówek:

• Dziel się obowiązkami. Przeszkol swój zespół, aby był pewny siebie i stanowczy.
• Planuj z wyprzedzeniem. Przeprowadźcie burzę mózgów i przygotujcie plany działania, aby wszyscy mieli ten sam start.
• Wyznacz granice. Informuj członków i grupy o swojej dostępności, aby mogli wiedzieć, kiedy jesteś do ich dyspozycji. Nikt nie powinien pracować całą dobę przez 7 dni w tygodniu, więc skorzystaj z ustawień powiadomień i dostosuj je według grupy lub członka albo całkowicie wycisz powiadomienia.

Ważne, aby pamiętać, że Twój zespół ma życie poza społecznością. Szacunek dla czasu wolnego innych zapewni wszystkim zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Jak zarządzać powiadomieniami

Może nadejść chwila, kiedy zechcesz zrezygnować z roli lidera społeczności. Społeczność może też zrealizować swój cel lub cel ten przestanie być dla niej istotny. Gdy okoliczności ulegną zmianie, być może będzie to właściwy czas, by przekazać obowiązki administratora innej osobie lub by zamknąć społeczność.

Zanim zdecydujesz się na rozmowę z całym zespołem administratorów, zastanów się, kto najlepiej nadaje się do przejęcia Twojej roli.

Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki w celu zamknięcia społeczności, zastanów się, czy jest ona nadal aktywna i czy funkcjonuje prawidłowo. Zadaj sobie pytanie:

• Czy członkowie nadal aktywnie wchodzą w interakcje ze sobą?
• Czy w ostatnim czasie powstało wiele nowych grup, a nowe osoby nadal chcą dołączyć do społeczności?
• Ilu członków i ile grup opuszcza społeczność?
• Czy łączna liczba członków stale spada?

Jeśli społeczność prowadzi teraz mniej rozmów, nie jest już używana lub jej cel został zrealizowany, właściwą decyzją może być zamknięcie społeczności.

Zamknięcie społeczności spowoduje, że grupa z ogłoszeniami zostanie zablokowana, a grupy znikną ze strony społeczności. Członkowie tych grup będą nadal mogli z nich korzystać, komunikować się ze sobą i wysyłać sobie wiadomości. Zanim to zrobisz, prześlij końcową wiadomość informującą o swoich planach zamknięcia społeczności.