102: Ter uma ótima equipa de administradores na comunidade

Os administradores têm de agir de forma rápida e rigorosa na aplicação das regras da comunidade quando existem comportamentos e conteúdos inadequados. Um administrador interessado cria um ambiente onde os membros se sentem seguros e confortáveis para se expressarem. Recomendamos que demonstre apreço pelas interações positivas, ao valorizar os membros que demonstram um comportamento positivo e respeitam as regras da comunidade. Partilhe regularmente recursos para educar, sensibilizar e responsabilizar os seus membros pelos conteúdos que partilham ou apoiam.

Caso sejam enviados ou partilhados materiais ofensivos, aja rapidamente para apagá-los e, se necessário, denuncie e remova o membro que enviou os conteúdos. Peça desculpa ao grupo e relembre a todos que também podem apagar os conteúdos inadequados nos seus próprios dispositivos. Esta é uma boa oportunidade para relembrar ao grupo as regras da comunidade relativamente a tal comportamento. As regras adequadas criam um espaço seguro e definem expetativas claras para aquilo que os membros devem e não devem fazer.

Incentive os membros a interagirem de forma positiva e a alertarem para comportamentos negativos que desrespeitam as regras da sua comunidade. Informe-os de que podem entrar em contacto consigo e a sua equipa de administradores caso tenham perguntas ou preocupações.

Relembre aos membros para usarem o WhatsApp de forma responsável e para se respeitarem:

• Envie mensagens apenas aos membros que conhece, aos que entraram em contacto primeiro ou aos que pediram para ser contactados.
• Não contacte os membros que pedem para parar de lhes enviar mensagens.

Sobre bloquear e denunciar contactos

Enquanto administrador, o tom das suas comunicações vai influenciar a forma como os seus grupos e membros comunicam e interagem entre si. É importante saber ouvir para compreender e oferecer orientação e apoio quando lida com conflitos e preocupações. Interagir com empatia significa colocar-se no lugar da outra pessoa para poder compreender o seu ponto de vista e o que está a sentir.

Para criar uma comunidade respeitosa, dê o exemplo ao:

• Mostrar bondade e educação.
• Ter uma mente aberta e saber respeitar os diferentes pontos de vista.
• Mostrar sensibilidade para com os seus membros.
• Tratar todas as pessoas por igual.
• Questionar preconceitos e estereótipos.

A empatia também ajuda a focar-se nas necessidades e motivações dos seus membros. Questione-se sobre a razão pela qual o membro faz parte da sua comunidade e como pode ajudá-lo a alcançar os respetivos objetivos. Os membros estarão mais abertos a partilhar e interagir quando sentem que demonstra genuinidade e tem em conta os respetivos interesses.

Como ativar ou desativar as mensagens temporárias num grupo

As Comunidades do WhatsApp ajudam administradores a organizarem conversas de forma mais eficaz e reduzem a sobrecarga administrativa quando se gere muitos membros e grupos numa comunidade grande.

Trabalhe com a sua equipa de administradores para gerir o tempo e a carga de trabalho. Algumas dicas:

• Partilhe responsabilidades. Treine a sua equipa para ser confiante e decisiva.
• Planeie com antecedência. Debata ideias e crie planos de ação para estarem todos de acordo.
• Defina limites. Informe os seus membros e grupos sobre quando vai estar online para gerir as expetativas dos mesmos. Ninguém deveria trabalhar todos os dias, por isso, use a definição de notificação e personalize por grupo ou membro, ou desative totalmente as notificações.

É importante lembrar-se de que a sua equipa tem uma vida fora da comunidade. Respeitar o tempo pessoal de cada um vai permitir que todos mantenham um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal.

Como gerir as suas notificações

Pode chegar uma altura em que já não quer continuar no cargo de líder da comunidade ou em que o propósito da sua comunidade deixa de fazer sentido. Quando as circunstâncias mudam, poderá ser altura de atribuir o cargo de administrador a outra pessoa ou de desativar a comunidade.

É útil considerar quem será a melhor opção para ocupar o cargo antes de falar com toda a equipa de administradores.

Avalie se a comunidade ainda se encontra ativa e saudável antes de tomar a iniciativa de a desativar. Considere as seguintes perguntas:

• Os membros continuam a interagir ativamente?
• Existem vários novos grupos e membros a pedir para aderir à comunidade?
• Existem muitos membros e grupos a deixar a comunidade?
• O número total de membros está constantemente a diminuir?

Se a comunidade está a ter menos conversas, se já não está a ser utilizada com a mesma frequência ou se o seu propósito já foi cumprido, poderá estar na hora de desativar a comunidade.

Desativar a comunidade tornará o grupo de comunicados inutilizável e irá remover os grupos da página inicial da comunidade. Contudo, os grupos continuam a poder ser utilizados e os membros podem continuar a interagir e a enviar mensagens. Partilhe uma mensagem final a comunicar os seus planos para desativar a comunidade antes de o fazer.