102: Kuwa msimamizi mzuri wa Jumuiya

Wasimamizi lazima wachukue hatua kwa haraka na kwa uthabiti ili kutekeleza sheria za jumuiya yao wanaposhughulikia tabia na maudhui yasiyofaa. Msimamizi anayehusika huunda mazingira ambapo wanajumuiya wanahisi salama na wanastarehe katika kujieleza. Daima ni mazoea mazuri kutambua mwingiliano mzuri, kama vile kuonyesha shukrani kwa wanajumuiya wanaoonyesha tabia njema na heshima kwa sheria za jumuiya. Shiriki nyenzo mara kwa mara kuwaelimisha wanajumuiya ili wafahamu na wawajibikie maudhui wanayoshiriki au kuunga mkono.

Ikiwa nyenzo zisizohitajika za kukera zitatumwa au kushirikiwa, chukua hatua ya kuifuta haraka na, ikihitajika, ripoti na uondoe mwanajumuiya aliyetuma ujumbe. Waombe msamaha kwa Kikundi na uwakumbushe kuwa wanaweza pia kufuta maudhui yoyote yasiyofaa kwenye vifaa vyao. Hii ni fursa nzuri ya kukumbusha kikundi sheria za jumuiya zinazohusiana na tabia hiyo. Sheria nzuri hudumisha ustawi na hubainisha matarajio kwa wanajumuiya kuhusu wanachoruhusiwa kufanya na wasichoruhusiwa.

Wahimize wanajumuiya kujihusisha vyema na kukuarifu kuhusu tabia mbaya inayokiuka sheria za Jumuiya yako. Wajulishe kuwa wanaweza kuwasiliana nawe au wasimamizi wengine ikiwa wana maswali au malalamishi yoyote.

Wakumbushe wanajumuiya kutumia WhatsApp kwa kuwajibika na kuheshimiana

• Tuma ujumbe kwa wanajumuiya unaowajua pekee, wale ambao wamewasiliana nawe kwanza au kukuomba uwasiliane nao;
• Usiwasiliane na mwanajumuiya ambaye amekuomba kuacha kuwasiliana naye.

Kuhusu kuzuia na kuripoti anwani

Kama wasimamizi, toni ya mawasiliano yako itaathiri jinsi Vikundi na wanajumuiya wako wanavyowasiliana na kuingiliana. Ni muhimu kusikiliza ili kuelewa, na kutoa mwongozo na usaidizi wakati wa kushughulikia migogoro au wasiwasi. Kujihusisha na huruma kunamaanisha kujiweka katika viatu vya mtu mwingine kuelewa maoni na hisia zao.

Ili kudumisha heshima kwenye jumuiya, kuwa kielelezo kila wakati kwa:

• Kuwa mwenye fadhila
• Kuwa na mtazamo mpana na kuruhusu maoni tofauti
• Kuwasikiliza wanajumuiya
• Kumhudumia kila mtu kwa usawa
• Kushinda chuki na ubaguzi

Huruma pia hukusaidia kuzingatia mahitaji na motisha za wanajumuiya wako. Endelea kujiuliza kwa nini mwanajumuiya huyo ni sehemu ya jumuiya yako na jinsi gani unaweza kumsaidia kufikia malengo yake. Wanajumuiya huchangia na kuchangia zaidi wanapohisi unajali maslahi yao.

Jinsi ya kuwasha au kuzima ujumbe unaotoweka katika kikundi

Jumuiya za WhatsApp huwasaidia wasimamizi kupanga mazungumzo kwa ufasaha zaidi, na kupunguza kazi nyingi kwa wasimamizi wanapodhibiti wanajumuiya na Vikundi vingi katika jumuiya kubwa.

Fanya kazi na timu yako ya wasimamizi kudhibiti wakati na mzigo wa kazi. Zingatia vidokezo hivi:

• Shiriki majukumu. Funza timu yako kuwa na ujasiri na wenye kufanya maamuzi.
• Panga mapema. Jadili mawazo na uunde mipango ya utekelezaji, ili nyote muwe kwenye ukurasa mmoja.
• Weka mipaka. Wajulishe wanajumuiya na Vikundi wakati utakapokuwa mtandaoni ili kudhibiti matarajio yao. Hakuna mtu anayepaswa kufanya kazi 24/7 kwa hivyo tumia mpangilio wa Arifa na ubinafsishe kulingana na Kikundi au mwanajumuiya, au uzime Arifa kabisa.

Ni muhimu kukumbuka kuwa wasimamizi wana mengine ya kufanya maishani. Kuheshimu wakati wa kibinafsi wa kila mmoja kutawezesha kila mtu kudumisha usawa wa maisha ya kazi.

Jinsi ya kudhibiti arifa zako

Kunaweza kuja wakati ambapo hutaki tena kuendelea kuwa kiongozi wa jumuiya, au wakati madhumuni ya jumuiya yako yamekamilika. Wakati hali zinabadilika unaweza kuwa wakati wa kukabidhi jukumu hilo kwa msimamizi mwingine au kuzima jumuiya.

Ni muhimu kufikiria ni nani atakayefaa zaidi kuchukua jukumu kabla ya kuzungumza na timu nzima ya wasimamizi.

Zingatia ikiwa jumuiya bado inastawi na inaendelea vizuri kabla ya kuchukua hatua zozote za kuizima. Jiulize:

• Je, wanajumuiya bado wanashirikiana kikamilifu?
• Je, kuna Vikundi vingi na washiriki wengi wapya wanaoomba kujiunga kwenye jumuiya?
• Je, wanajumuiya na Vikundi vingi vinaondoka kwenye jumuiya?
• Je, idadi ya wanajumuiya inazidi kupunguka?

Ikiwa jumuiya ina mazungumzo machache, haitumiki tena sana, au madhumuni yake yametimizwa, inaweza kufaa kuzima jumuiya hiyo.

Kufunga jumuiya kutakomesha kikundi cha Matangazo na kutaondoa vikundi kwenye jumuiya. Hata hivyo, vikundi vitasalia kila moja kivyake na wanakikundi wanaweza kuendelea kuwasiliana na kutuma ujumbe. Kabla hujafunga jumuiya, tuma ujumbe wa mwisho ili uwajulishe washiriki kuhusu nia yako.