Środowiska zajmujące się ochroną zdrowia

Pierwszym krokiem w tworzeniu społeczności jest zadanie sobie pytania, dlaczego chcesz ją w ogóle stworzyć. Czy ma służyć koordynowaniu i nadzorowaniu Twoich programów medycznych, szkoleniu i wspieraniu pracowników ochrony zdrowia w budowaniu świadomości o problemach zdrowotnych, a może jeszcze innemu celowi? Dzięki temu łatwiej będzie Ci zaangażować w nią odpowiednich członków i utworzyć grupy. Oto przykładowe grupy:

• pracownicy ochrony zdrowia według lokalizacji,
• pracownicy ochrony zdrowia według umiejętności,
• pracownicy ochrony zdrowia według specjalizacji medycznej i programów zdrowotnych,
• nowi pracownicy ochrony zdrowia, którzy przechodzą podstawowe szkolenie,
• pracownicy ochrony zdrowia, którzy biorą udział w szkoleniu,
• kadra kierownicza i osoby koordynujące programy,
• władze szpitala,
• zespoły medyczne – lekarze, lekarki, pielęgniarki i pielęgniarze konsultujący, pracownicy społeczni ds. zdrowia,
• zespół zajmujący się sprzętem medycznym i lekami,
• liderzy społeczności.

Jasny cel społeczności pomoże zespołowi administratorów i członkom w zrozumieniu, dlaczego niektóre grupy istnieją, a inne nie. Jeśli społeczność ma służyć edukacji i podstawowej opiece medycznej rodzin, możesz dodać do niej grupy składające się z pracowników służby zdrowia specjalizujących się w opiece nad matkami i niemowlakami lub we wsparciu zdrowia psychicznego. Może stworzysz też grupę, na której członkowie będą mogli opisywać, co im się udało, oraz omawiać bardziej wymagające przypadki. Jeśli jednak zdecydujesz się na taką grupę, nie dodawaj jej do całej społeczności. Niech pozostanie prywatna.

Administratorzy społeczności mają niezwykle istotne zadanie: muszą stworzyć bezpieczne środowisko, w którym członkowie z chęcią będą prowadzić rozmowy, wymieniać się doświadczeniami i wspólnie świętować sukcesy. Aby pracować nad pełną szacunku i wspierającą rozwój członków kulturą organizacyjną w swojej społeczności, należy spisać i wdrożyć Kodeks postępowania Społeczności WhatsApp. Jest to zbiór reguł, zasad i wartości pomagających społeczności w zrozumieniu zachowań i treści, które warto w niej pokazywać, oraz takich, które są niedozwolone.

Należy liczyć się z ryzykiem, które jest nieuchronne, gdy zarządza się dużymi grupami online. Aby zadbać o bezpieczeństwo w społeczności, udzielaj grupom i zespołom administratorów jasnych wskazówek dotyczącymi następujących tematów:

• Linki z zaproszeniami do grup i nowi członkowie. Linki z zaproszeniami mogą być niezwykle przydatne w sytuacji, gdy grupy programowe stale się zmieniają. Jednak powinny być wysyłane wyłącznie bezpośrednio do nowych członków grupy za pośrednictwem wiadomości prywatnej, wraz z ostrzeżeniem, że linku nie należy przekazywać niepowiązanym kontaktom. Współpracuj ze swoją społecznością i administratorami grup, aby monitorować i szybko usuwać wszelkie kontakty, których nie rozpoznajesz.
• Udostępnianie danych prywatnych i poufnych. Najlepiej jeśli kodeks postępowania lub zasady społeczności zniechęcą jej członków do udostępniania własnych danych, danych osobowych innych członków takich jak adres zamieszkania albo poczty e-mail lub innych informacji powiązanych z danym przypadkiem medycznym. W kodeksie warto też zawrzeć, których wiadomości nie należy udostępniać szerszemu gronu osób. Jeśli wrażliwe dane osobowe lub doświadczenia są udostępniane w ramach grupy wsparcia, poradź członkom, aby używali znikających wiadomości.
• Dezinformacja. Stojąc na pierwszej linii kontaktu z chorymi i w obliczu nagłych zdarzeń, pracownicy ochrony zdrowia często stykają się z nieprawdziwymi informacjami w swoim otoczeniu. Zadbaj o to, aby administratorzy społeczności i grup wiedzieli, jak pomagać członkom sprawdzać wiarygodność wiadomości, i potrafili szybko kasować kłamstwa i oszustwa pojawiające się w grupach. Administratorzy grupy mogą rozważyć tymczasową zmianę jej ustawienia „Wysyłaj wiadomości” na „Tylko administratorzy”, aby uniemożliwić członkom wysyłanie wiadomości.
• Zarządzanie konfliktem. W wyniku zderzenia różnych osobowości, poglądów, opinii i oczekiwań mogą pojawiać się konflikty. W środowisku medycznym dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy pracownicy i zespoły ochrony zdrowia oraz administratorzy szpitali pochodzą z różnych kultur. Dlatego warto dbać o różnorodność w społeczności – zarówno w teorii, jak i w praktyce – oraz szkolić administratorów grup w zakresie efektywnego zarządzania konfliktami.

W społecznościach związanych z branżą medyczną powinny istnieć jasne zasady wyznaczania administratorów i grup, komunikacji oraz koordynacji działań zespołu administratorów i rozliczania administratorów grup z zarządzania nimi.

Wybierz administratorów spośród kadry zarządzającej lub osób pełniących konkretne role, w zależności od członków grup, którym będą przewodniczyć – mogą to być menedżerowie społeczności medycznej z różnymi specjalizacjami, kierownicy w działach administracji szpitali lub osoby, które nadzorują pracę pielęgniarek i pielęgniarzy. Jednocześnie warto wziąć pod uwagę umiejętności i dostęp do informacji, których administrator będzie potrzebował, aby zapewnić efektywną i wartościową komunikację w całej społeczności. Każdy administrator będzie miał inny zakres obowiązków i będzie dostępny w innym czasie. Dlatego szczególnie ważne jest, aby zaangażować taką liczbę osób, która umożliwia dzielenie się pracą i unikanie wypalenia oraz zapewnia trwałość społeczności. Wyznacz co najmniej dwóch administratorów społeczności i dwóch administratorów grup na grupę, a także utwórz grupę wyłącznie dla administratorów. Będą mogli rozmawiać w niej o swoich obowiązkach, koordynować działania i wspierać się nawzajem podczas ich wykonywania.

Rekrutując administratorów społeczności i grup, szukaj osób, które:

• przestrzegają misji i Kodeksu postępowania społeczności,
• są przyjazne, towarzyskie i odporne na stres,
• mają czas i siły na koordynowanie grup i zarządzanie nimi,
• mają odpowiednie doświadczenie i umiejętności umożliwiające wspieranie członków w grupach,
• mają czas na regularne komunikowanie się i spotkania z Tobą i innymi administratorami w celu dzielenia się wnioskami, najlepszymi praktykami, zdjęciami, opowieściami lub danymi.

Jeśli chcesz utrzymać zaangażowanie społeczności, pamiętaj, aby informacje przekazywane w grupie z ogłoszeniami były wartościowe i istotne dla wszystkich. Mogą to być ogłoszenia dotyczące:

• najnowszych i nadchodzących szkoleń medycznych, badań i szczepień,
• danych dotyczących zdrowia w społeczności i ostrzeżeń z lokalnych placówek medycznych,
• wymagań i szkoleń w nowych programach medycznych dla społeczności,
• zdrowia fizycznego i psychicznego pracowników ochrony zdrowia i zasobów, które mogą im pomóc o siebie zadbać,
• dobrej pracy pracowników ochrony zdrowia w formie pochwał i słów uznania.

Warto zastanowić się nad celami poszczególnych grup w społeczności. W zależności od celu grupy możesz współpracować z jej administratorami, aby zadbać o format, częstotliwość i treść wysyłanych przez nich komunikatów. Za pomocą Społeczności WhatsApp można:

• wysyłać grafiki spotkań i sesji mentoringowych do pracowników ochrony zdrowia,
• wysyłać formularze oraz przypomnienia o dokumentowaniu i raportowaniu zgłoszeń,
• dzielić się z pracownikami ochrony zdrowia, innymi zainteresowanymi stronami i pacjentami dobrymi praktykami i doświadczeniami,
• prosić resztę członków społeczności o opinie lub odpowiadać na często przez nich zadawane pytania,
• wspólnie świętować sukcesy lub przekazywać do władz szpitala pilne prośby,
• wysyłać raporty, pytania i żądania dotyczące stanu zdrowia członków społeczności i terapii pacjentów do personelu medycznego.

Dobre relacje i posłuch w społeczności sprawią, że jej członkowie będą czuli, że mają w Tobie wsparcie. Zmobilizuje ich to do lepszej pracy. Doceniaj członków, tworząc @wzmianki o poszczególnych osobach z podziękowaniami za ich wkład, a także świętując osiągnięcia i najważniejsze wydarzenia poprzez dzielenie się historiami i zdjęciami. Poproś członków o opisanie, jakie informacje uważają za wartościowe i jakich treści chcieliby widzieć więcej. Administratorzy społeczności i grup mogą rozmawiać w grupie tylko dla administratorów, aby dzielić się opiniami na temat tego, co ich zdaniem działa dobrze, a co nie, jakie grupy można dodać lub usunąć, aby zwiększyć istotność rozmów, oraz czy pewne ogłoszenia powinny być przekazywane na poziomie grupy, czy społeczności.