203: Správa a přiřazování rolí v komunitách s více správci

Nejlepší způsob, jak sestavit tým správců, je porozhlédnout se mezi nejaktivnějšími členy nebo lidmi, o nichž víte, že sdílejí vaše nadšení pro komunitu a její hodnoty. Můžete rovněž zveřejnit oznámení, že hledáte dobrovolníky nebo vybízíte k nominování kandidátů. Vyhodnoťte dobrovolníky a kandidáty s ohledem na to, jak podporují vaše projekty, jakou aktivitu vyvíjí ve skupinách a jaká je jejich historie interakcí s dalšími členy.

Další možností je zamyslet se nad tím, co umí udělat vaši správci, ale vy ne. Tým s navzájem se doplňujícími schopnostmi a oblastmi zájmu vám umožní zlepšit týmovou práci a celkové výsledky. Zároveň zvažte přijetí správců, kteří budou odrážet různorodé složení vaší komunity. Jejich schopnost reprezentovat rozdílné pohledy různých členů může pomoci při vytváření strategie pro řešení potíží týkajících se obsahu či členů komunity.

Je vhodné dohodnout si s týmem správců pravidla pro přidávání nových správců. Zajistěte, abyste s nimi souhlasili vy i další stávající správci. Větší počet správců pomůže s rozložením pracovních úkolů, ale může rovněž vést k složitější komunikaci. Ujistěte se, že noví správci jsou lidé, s nimiž se vám dobře pracuje.

Správci komunity mohou odebrat jiné správce. Pokud nejste přímo tvůrce příslušné komunity, můžete rovněž odebrat sami sebe. Pokud se správce rozhodne odejít, oznámí to svému týmu a najde za sebe náhradu.

Může se vám stát, že se člen komunity odmítne stát správcem, nebo se správce vzdá své role. Pokud se tak stane, je důležité respektovat jejich volbu. Nezapomeňte od nich však zjistit, jaké byly ve spojitosti s danou situací jejich obavy a z jakého důvodu provedli konkrétní rozhodnutí.

Když do týmu správců a komunity přidáte nové členy, je důležité podpořit je a poskytnout jim potřebná školení, nástroje a zdroje. A nezapomeňte je nasměrovat sem – do Vzdělávacího centra Komunit.

Zvažte vytvoření skupiny pouze pro správce. Správci v ní budou moct navzájem komunikovat, žádat o rady a poskytovat zpětnou vazbu. Přidělte některému ze stávajících správců roli mentora, který bude nové správce podporovat. Budou tak mít někoho, na koho se mohou obrátit s žádostí o pomoc a případnými otázkami. Je také dobré pravidelně pořádat společenské aktivity, při nichž si mohou správci odpočinout a upevnit vzájemné vztahy.

Postarejte se, aby váš tým věděl, jak moc si jej vážíte. Za dobré výkony a služby správcům poblahopřejte a poděkujte.

Nezapomeňte dávat pozor na známky signalizující vyhoření. Povzbuďte členy svého týmu k tomu, aby se v případě potřeby obrátili na ostatní správce. Pokud to potřebujete, udělejte si přestávku.

Tím, jak bude vaše komunita růst, bude čím dál důležitější rovnoměrně rozdělovat práci mezi jednotlivé správce. Je rozhodně dobré pořádat se správci pravidelné skupinové hovory, při nichž si vyměníte informace, proberete problémy a dohodnete se na plnění úkolů.

Když poznáte různé silné stránky a dovednosti jednotlivých členů týmu, bude snazší přidělit jednotlivým správcům role a dohodnout se, za co kdo z vás bude zodpovídat. Jeden ze správců například umí skvěle zvládat konflikty, takže ho můžete pověřit řešením citlivých situací.

Určitě se nezapomeňte dohodnout na pracovní době jednotlivých správců a mějte na paměti, že každý člen komunity může potřebovat neustálou podporu. Je také vhodné probrat, jak rychle je potřeba reagovat na dotazy členů.

Při společné týmové práci může kdykoli dojít ke konfliktům. Pokud pociťujete frustraci či rozrušení, dejte si pauzu. Pokud si všimnete, že někdo z týmu začíná projevovat stres nebo rozrušení, dejte najevo, že mu rozumíte, a navrhněte, ať si chvíli oddechne.

Než se pokusíte přijít s nějakým řešením, pozorně danému člověku naslouchejte a ptejte se, ať lépe porozumíte tomu, co u něj vyvolává pocit frustrace. Zvažte, jestli mu nepřidělit jinou roli, která mu bude více vyhovovat.

Než přikročíte k odebrání některého ze správců, promluvte si s ním a dejte mu vědět, jaký vliv má jeho jednání na ostatní správce a na komunitu. Je to zároveň příležitost poskytnout správcům zpětnou vazbu, na základě které mohou na svém chování zapracovat.

Pokud spolupráce není nadále možná, pak ho z týmu odeberte. Umožněte mu však setrvat ve vaší komunitě. Můžete rovněž zveřejnit oznámení o změně rolí, popřát bývalému správci vše dobré a posunout se o krok dál.