203: ניהול והקצאה של תפקידים בקהילות עם מנהלים מרובים

הדרך הטובה ביותר לגייס צוות מנהלים הוא לחפש את החברים הפעילים ביותר, או את אלה שחולקים איתכם את האהבה לקהילה ולערכים שלה. אתם יכולים לשלוח הכרזה כקול קורא, ולבקש מתנדבים או המלצות למועמדים. העריכו את המתנדבים ואת המועמדים מתוך מחשבה כיצד הם יוכלו לקדם את המשימה שלכם, הפעילות שלהם בקבוצות והיסטוריית האינטראקציות שלהם עם חברים אחרים.

רעיון נוסף הוא לחשוב על הדברים שהמנהלים שלכם יכולים לעשות ואתם לא. צוות עם כישורים והתמחויות משלימות יאפשר לכם לחזק את עבודת הצוות והביצועים. במקביל, חשבו לגייס אנשים שמשקפים את המגוון שבקהילה שלכם. היכולת שלהם לייצג את ההשקפות השונות של כלל החברים יכולה לעזור בבניית אסטרטגיה ובניהול אתגרים עם תוכן או אנשים.

כדאי להגיע להסכמה עם צוות המנהלים בנוגע לקריטריונים להוספת מנהלים חדשים. נסו להבטיח שהם יתאימו לכם ולמנהלים הקיימים. יותר מנהלים יסייעו בחלוקת העומס, אך יכולים גם לסבך את המצב. וודאו שכל המנהלים החדשים הם אנשים שאתם מרגישים בנוח לעבוד איתם.

מנהלי הקהילה יכולים להסיר מנהלים אחרים. אתם יכולים גם להסיר את עצמכם, אלא אם אתם אלה שבנו את הקהילה. אם מנהל רוצה לעזוב, הודיעו לצוות וחפשו מחליף מתאים.

ייתכן שתיתקלו במצבים שבהם חבר בקהילה יסרב להיות מנהל, או שמנהל יתפטר מתפקידו. במקרה כזה חשוב לכבד את הבחירה שלהם, אך כדאי לפנות אליהם כדי להבין את החששות והסיבות שלהם.

ככל שהקהילה גדלה ומתווספים אליה חברים ומנהלים חדשים, חשוב לתמוך בהם עם הכשרה, כלים ומשאבים. אל תשכחו להפנות אותם לכאן - מרכז הלמידה של הקהילות!

שקלו לפתוח קבוצה למנהלים בלבד כדי שיוכלו להתחבר, לקבל הדרכה ולספק משוב. הצמידו מנהל קיים שילווה את המנהלים חדשים ויהווה להם כתובת לשאלות ולבקשת עזרה. כדאי לארגן פעילויות חברתיות באופן קבוע, כדי לאפשר למנהלים להירגע ולחזק את הקשרים ביניהם.

הבטיחו שצוות המנהלים יודע שאתם מעריכים כל אחד ואחת מהם; ברכו אותם והודו להם על השירות שלהם.

אל תשכחו לחפש סימנים לשחיקה. עודדו את הצוות לפנות למנהלים אחרים כדי לקבל תמיכה. אם אתם צריכים, קחו הפסקה.

כשהקהילה שלכם תגדל, חשוב לשתף ולאזן את עומס העבודה של המנהלים. דרך מצוינת היא לקבוע שיחות קבוצתיות קבועות של צוות המנהלים שבהן תוכלו לשתף מידע, לדון בנושאים חשובים וליישר קו בנוגע לטיפול במשימות.

הבנת החוזקות והמיומנויות של חברי הצוות תעזור לכם להקצות תפקידים ולהשיג הסכמה על הפרמטרים לגבי האחריות של כל אחד מהמנהלים. לדוגמה, אם אחד מהמנהלים מעולה בניהול קונפליקט, כדאי לשקול לתת לו לטפל במצבים רגישים.

אל תשכחו להסכים בנושא שעות העבודה של כל מנהל, וגם לחשוב על חברי הקהילה שאולי יצטרכו תמיכה באופן תמידי. כדאי להחליט כמה מהר אתם מצפים מהמנהלים להגיב על שאלות של חברי הקהילה.

כשעובדים יחד כצוות, תמיד יכולים להיווצר קונפליקטים. אם אתם מרגישים מתוסכלים או עצבניים, תנו לעצמכם הפסקה. אם אתם מרגישים שמישהו אחר בצוות נהיה לחוץ או עצבני, תקשרו איתו בעדינות והציעו לו פסק זמן.

לפני שתחליטו איך לפתור את הבעיה, הקשיבו היטב ושאלו הרבה שאלות כדי להבין טוב יותר מה גורם לתסכול. אולי תרצו לשקול תפקידים אחרים שיותר יתאימו לו.

לפני שאתם מסירים מנהל, דברו איתו והסבירו לו איך המעשים שלו משפיעים על המנהלים האחרים ו/או על הקהילה. בשבילכם זו תהיה הזדמנות לספק משוב, והוא מצידו יוכל לעבוד על ההתנהגות שלו.

אם אתם עדיין לא מצליחים לעבוד יחד, הסירו אותו מצוות המנהלים, אבל הרשו לו להישאר בקהילה. שקלו אם להכריז על השינוי בתפקידים, אחלו לו בהצלחה והמשיכו הלאה.